北京众一公益基金会合同管理制度
第一章 总则
第一条 为规范北京众一公益基金会（以下简称基金会）合同管理工作，保障基金会各项业务的顺利开展，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》等国家有关法律法规以及《北京众一公益基金会章程》，制定本制度。
第二条 本制度所指的合同及法律文件，是指基金会与政府部门、企事业单位、社会组织和个人订立的含有权利义务关系内容的各种类型的协议文件，以及与协议文件有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等法律文件。
第二章 职责要求
第三条 合同管理由需要合同承办部门、办公室共同负责。
第四条 负责合同项目的部门为合同承办部门，按照职能分工，在其职能范围内承办合同签订的前期准备、拟定、审查、履行、争议解决等事宜，具体包括：
1. 合同项目的可行性调研和合理性论证评估；
2. 审查合同对方当事人的主体资格、履约能力、资信等情况，并收集相关资料；
3. 与合同对方当事人进行谈判，根据合同模板拟定、修改合同 文本，确保合同的可行性、合法性、有效性，并按照合同审核流程提交审核；
4. 合同的履行，并对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题进行处理；
5. 合同谈判、订立、履行、变更、解除等相关文件资料的整理、保管和交接工作；
6. 合同签订后及时向办公室交存正式合同文件。
第五条 办公室协同外聘法务团队，负责制定基金会的标准合同文本，参与基金会特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判、文本起草工作；对合同的合法性、有效性进行审查；监督、检查、考核合同的履行情况；参与处理对外合同纠纷协调解决；及时进行合同的整理、统计、归档等工作。
第六条 办公室负责合同用章、合同档案管理及合同查阅工作。
第三章 合同程序及要求
第七条 合同起草
基金会对外进行项目合作，需要签订合同及法律文件的文本由承办该项目的业务部门负责起草，由该部门负责人进行初步审阅，优先使用基金会已有的合同或协议模版。
第八条 合同应当具备以下条款：
1.合同主体的名称、信用代码、住所、联系人、联系电话；
2.合同项目的主要内容；
3.合同金额、支付方式和收款方账户信息；
4.合同当事人的权利和义务；
5.合同履行期限、地点和方式；
6.违约责任及赔偿损失的计算方法；
7.合同变更、解除及终止的条件；
8.合同争议解决方式；
9.生效条件、订立日期。
10.其他需要约定的内容。
第九条 合同审查
（一）业务部门以书面形式（包括电子邮件、OA系统等），将起草的合同或法律文件的文本、项目背景等相关资料发送给法务人员（如为基金会协议模板，则不用发送法务人员），同时抄送部门负责人及办公室；
（二）法务人员根据合同及法律文件资料，进行必要的调查研究和专门技术性咨询，以书面形式回复审查意见，并抄送办公室；
（三）对于目的不清、权利义务不明或背景资料不全的合同及法律文件草本，法务人员有权退回该业务部门，要求做出补充说明后，再进行审查。
（四）已审查完成的合同，由秘书长进行审批授权。
第十条 合同签订
合同经过审查通过后，由秘书长进行审批授权后，可以签订。签订合同时，由双方法人代表或其授权人在合同文本指定位置上签字、签署日期，并加盖基金会印章。
第十一条 合同履行
（一）合同签订后，业务部门以及相关人员应严格按合同约定履行义务。
（二）在合同履行中，如出现不能或者不能完全履行时，应采取紧急措施，争取对方的同意和谅解，将损失减少到最低程度；若需要变更或解除合同的，依照合同的订立流程审核通过。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力，纳入本制度的管理范围。
（三） 因人事变动或部门调整，合同承办部门指定的合同承办人发生变化的，合同承办部门应重新指定合同承办人，原合同承办人应在办理完相关文件和档案移交手续，并经合规部负责人签字确认后方可离任。
第十二条 合同纠纷处理
在合同履行过程中若出现纠纷，业务部门和项目负责人应及时通报法务人员并做好处理纠纷的有关准备。合同纠纷首先通过双方协商或调解解决，协商达不成一致的可以诉诸法律。
第十三条 合同档案管理
（一）合同签订后，合同正本及与合同有关的洽谈资料原件等应整理成卷，一并交办公室统一保管。
（二）建立合同档案，对已签订的合同逐份进行分类、编号、 登记，并装订成卷。
（三） 建立健全合同台账、合同档案及台账借阅手续。
第五章 附则
第十四条 本制度由北京众一公益基金会负责解释和修订。
第十五条 本制度自基金会理事会通过之日起执行。
北京众一公益基金会
2023年10月22日
