北京众一公益基金会采购管理规则

北京众一公益基金会采购管理规则

 

一、总则

为保障北京众一公益基金会（下称“基金会”）运营活动所需物资的正常供应，降低采购成本，确保采购质量，提高采购效率，防范采购过程中的风险，特制定本管理制度规则。

本规则适用于基金会运营活动有关的物资、消耗品、物料制作、办公用品的采购。

 

二、职责权限

（一）基金会负责采购管理规则的审批，理事长负责采购资金计划的审批，主持日常工作的秘书长负责物资采购计划的审批。

（二）办公室负责物料制作、消耗品、办公用品的采购。

 

三、采购原则

（一）一致性原则

采购人员订购的物品必须与请购单所列要求、规格型号、数量保持一致。在市场条件不能满足请购部门要求或采购成本过高的情况下，采购人员须及时向申请部门反馈，供其更改请购单。如确存在特殊情况，经秘书长审核后可进行调整。

（二）供应商轮换原则

有三家以上可选供应商时，供应商应不定期轮换。

（三）采购人员廉洁原则

1.自觉维护基金会利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

2.廉洁自律，遵纪守法，坚决不做违反法律和公序良俗之事。

3.严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

四、采购流程

（一）采购申请

1.办公用品需求部门根据业务发展实际需要，向采购部门提交《请购单》，请购单要求注明物品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。

2.物料制作需求部门根据业务发展实际需要，向采购部门提交《物料制作审批单》注明物料制作名称、规格型号、数量、参考单价、需求日期等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。

（二）审批权限

办公用品和物料制作，2000元以下须经本部门、财务部、秘书长三级批准后方可采购；2000元以上须经本部门、财务部、秘书长、理事长四级批准后方可采购。

• 采购询比价

1.原则上每一种物品（物资）2000元以上需三家以上供应商进行报价比价。

2.采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询比价报告在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按低价原则进行采购。

3.若存在下列情形之一者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、原厂零配件无替代用品，但仍需留下报价记录。（补充情形）

4.须进行样品提供和确认的，采购人员负责根据送样周期进行追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

（四）采购合同签定

1.供应商送样经审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

2.交易发生纠纷时，依据采购合同中约定的违约条款进行处理。

 

（五）进度跟催

1.为确保准时交货，采购人员应提前采用电话或亲自到供应商处跟催，以确保物品能适时供应。

2.若采购物品无法在预定时间内交货，或需重新确定新的交货期，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法。迟延交货造成的损失，根据采购合同的约定追究供应商违约责任。

（六）验收入库

1.采购物品/物资金额达到500元以上的物品由库管负责验收，验收合格的，由库管员按流程填写《入库登记单》登记入库，验收不合格的，当场退货给供应商。

2.采购物品/物资到基金会后，由需求部门验收

（七）对账付款

采购物品办理入库后，且已有对应额度的发票，由采购员凭入库单按采购合同或采购订单的付款方式办理付款手续。

五、供应商管理

1、供应商选择基本要求

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

2、供应商资料登记及维护

在基金会建立供应商的基本信息库，由采购部门进行录入和更新以下信息：供应商的调查资料、招投标资料、有关证照（工商营业执照、法人代码证、质量认证等）的复印件、历史采购合同情况（采购价格、数量）、可供应物品清单等。

 

附则

一、本规则为修订版，每年视情况进行修订；

二、本规则最终解释权归办公室，员工需事先知悉，若有任何疑问应主动向相关人员咨询，因个人疏忽造成于己不利的结果，由员工自行承担；

三、本规则于2018年12月修订，2018年12月27日起实施，若本规则与国家相关规定有悖之处，以国家规定为准。

 

                                                  北京众一公益基金会

                                                  2018年12月27日